受付システムを導入する

投稿者: | 2019年12月10日

受付業務って一体誰がやるの?

企業規模によっては受付専用の人員が整備され、一次受けをやってたりしますが、中小規模ですとまだまだ受付電話から呼び出しを行い、新人さんなどが案内やお茶出しとかやってたりしますよね?

「受付業務は新人の役目だ!」とか決めつけでやっている企業も多いとは思いますが、対応に当たっている時間って月間や年間にすると意外と消費されていると思います。

私の勤めている会社も受付からの電話は新人やよく電話対応している方が鳴る様に設定してましたが、いい加減工数のムダ使いなので、受付システムを導入しました。

導入したシステム

用意したiPadからタッチ操作で担当者を呼び出せる「RECEPTIONIST」を導入しました。担当者へはSlackに通知されます。しかも担当者が気づかなかったり、対応に当たれなかったりした場合の機能もありますし、iPadや「RECEPTIONIST」が不具合が出てた場合も死活監視されており、管理者のSlackへ通知が飛ぶ仕組みです。
ですので、担当者に直接通知が飛びますので、来客対応のすべてを担当者に行ってもらいます。
ISOとかの取り決めで来訪者管理もできますし、企業のGoogleカレンダーと連携すれば、日程調整と会議室の予約まで出来ます。

イメージはこんな感じです

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

iPadをどう設置するか

RECEPTIONIST」はアプリで提供されており、管理画面もSaaSなので管理は楽です。動作検証の際にバグを見つけましたが、報告するとすぐに修正していただけました。

しかし、受付場所に「iPadをどう設置するか」が頭を悩ませました。
盗難防止でロックをしなくてはならない、受付電話はPoEで電源が供給されていたので、iPad充電用に新たに電源を確保する必要もありました。
色々探した結果、良いものは10万円超えする製品もあり、さすがにそんなに費用は掛けたくないので、「MKPAD-04C」を選定しました。盗難防止機能付きで充電ケーブルが柱内に収納出来て、タッチ操作でも揺れない。スチール製で結構重量があります。しかも安い!
※サンワサプライから似たような製品もありますが、実際に触ったらタッチ操作でスタンドがぐらついたのでこのサンワサプライの製品は床にネジ止めが必要ですね。

とまぁ、設置して日数も経ってないので、隠れている問題があるかもしれませんが、ひとまず導入完了です。

 

 

 


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